內部提報｜2026 年 8 月

簡報共編，
別再吃大家的 iCloud。

Keynote 多人共編很好用，但空間一直是各自買單，遲早人人爆滿。
這份提報講清楚問題、解法，和一筆每月 NT$90 的花費。

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現況

5 GB每人免費空間的全部

簡報檔存在誰的帳號，就扣誰的空間。現在檔案散在每個人的 iCloud 裡，各扣各的。

簡報同步卡住

空間滿了，檔案傳不上去，共編直接停擺

手機備份被擠掉

照片、備份跟簡報搶同一個 5 GB

人人得自己掏錢

不處理的話，每個人遲早要自費買空間

為什麼會這樣

檔案住在誰家，就吃誰的額度。

一份共編簡報只存一份，但它「住」在建立它的人的 iCloud 裡。人人都建過檔，所以人人的 5 GB 都在消風。

同事 A

4.4 / 5 GB

同事 B

4.2 / 5 GB

同事 C

4.7 / 5 GB

同事 D

4.1 / 5 GB

同事 E

4.5 / 5 GB

示意圖。紅條＝被簡報檔佔掉的個人空間。

解法的關鍵

共享資料夾的空間，
只算「房東」一個人。

Apple 的規則：放進共享資料夾的檔案，全部記在資料夾擁有者頭上，參加的人一毛空間都不扣。所以讓公司當房東——出一個帳號、租一間倉庫，大家把簡報搬進來，房租公司付。

「簡報專案」共享資料夾

全部簡報住這裡・全員可編輯・共編照舊

28 / 200 GB（公司帳號）

同事 A

0.3 / 5 GB

同事 B

0.2 / 5 GB

同事 C

0.4 / 5 GB

同事 D

0.2 / 5 GB

同事 E

0.3 / 5 GB

示意圖。綠條＝搬家後，個人空間全部拿回來。

怎麼做

一個帳號、一個資料夾，搞定。

Keynote 的多人同時編輯完全不變，只是檔案換了地方住。裝置需求：macOS 13／iOS 16 以上（近三年的系統都符合）。

要拍板的只有這個

NT$90每月・一年 NT$1,080

維持現狀

人人自費買 50 GB 是每人每月 NT$30，以 10 人共編試算就是 NT$300／月——花更多，檔案還是散的

本方案

NT$90／月，一個帳號付，空間統一管理，個人 5 GB 全數歸還

補充：Apple 的企業方案（Apple Business）目前只開放美國的組織加購空間，台灣買不到，所以用一般帳號處理是現階段唯一的路。

給同事——3 分鐘上手

簡報，一律開在「簡報專案」裡。

第一次・加入

收到邀請，按「加入」

用自己平常的 Apple ID 就好，不用登入公司帳號、不用付錢

加入後

資料夾自己出現

「簡報專案」會出現在你的 iCloud Drive 裡，有共享小人標記

搬舊檔

用「拖移」搬進來

進行中的簡報拖進資料夾＝移動；別用拷貝，會留一份繼續吃自己的空間

日常・Mac

開新 Keynote，存檔位置選
iCloud Drive → 簡報專案

日常・iPhone / iPad

先走進「簡報專案」資料夾，
再按「＋」建立

存錯地方（自己的 iCloud Drive、桌面）＝檔案吃自己的 5 GB，而且別人看不到。其他習慣都不用改，共編、留言、版本紀錄照舊。
發邀請前會請大家回報自己的 Apple ID email（手機「設定 → 最上面自己的名字」就看得到）。

下一步

核准後，10 分鐘就能設定完。

STEP 1

核准 NT$90／月

確認付款用公司卡

STEP 2

開帳號、建資料夾

註冊公司 Apple ID、訂閱 200 GB、發邀請——約 10 分鐘

STEP 3

全員搬家

進行中的簡報搬進「簡報專案」，原本的副本刪掉，空間立刻回來

配套三件事：一、每週把整個資料夾備份到公司 Google Drive——iCloud 是同步不是備份，有編輯權的人誤刪＝所有人都刪掉。二、結案的舊簡報歸檔 Google Drive，iCloud 只放進行中的案子。三、公司帳號登錄兩個信任電話、帳密進公司密碼管理，不綁單一員工。

原英行銷・內部提報 v1.2（經雙 AI 可行性查核）